Etiquette at ethics of business correspondence

Ang modernong katotohanan ng negosyo ay tulad na lamang ng 15% ng mga daluyan at malalaking negosyante na naghahanap upang palakasin ang kanilang mga posisyon sa merkado na makamit ang kanilang mga layunin. Para sa kadahilanang ito na ang kaugnayan ng etiquette sa negosyo ay nagdaragdag, dahil ang di-pagsunod sa mga pamantayan nito, para sa maraming iba pang mga kadahilanan, ay madalas na humantong sa isang pagkalagot ng mga kapaki-pakinabang na relasyon sa negosyo.

Sa isang malawak na interpretasyon ng etika ay tinatawag na isang hanay ng mga pangkalahatang prinsipyo na naglalayong sa pagsasaayos ng panlipunang relasyon. Alinsunod dito, ang etika ng mga relasyon sa negosyo ay tumutugon sa mga isyu na may kinalaman sa pinagtibay na kaayusan at estilo ng pakikipag-ugnayan sa larangan ng negosyo.

Ang detalyadong etikal na aspeto ng mga relasyon sa negosyo ay etiquette sa negosyo, kabilang ang, halimbawa, ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng negosasyon, mga tuntunin ng pag-uugali ng korporasyon, mga tradisyon ng negosyo at mga ritwal, mga elemento ng subordination, mga kaugalian at estilo ng komunikasyon at pagsusulat, pati na rin ang mga katanungan ng kawastuhan sa pakikitungo sa mga kasosyo at kasamahan sa negosyo.

Ang kahalagahan ng etika at tuntunin ng magandang asal, bilang bahagi nito, ay nakasalalay sa katunayan na ang normatibong base na lumitaw bilang isang resulta ng matagal na kasanayan ay nagpapasimple ng komunikasyon sa isang mahusay na lawak, ang paglikha ng isang maliwanag at naa-access konteksto sa larangan ng negosyo na nagbibigay-daan sa iyo upang makamit ang mga layunin nang tama at makabuluhang makatipid ng oras.

Sa ibang salita, pinag-uusapan natin ang isang espesyal na algorithm para sa paglutas ng mga problema sa negosyo, na nagbibigay-daan sa atin na magtakda at matagumpay na makamit ang nais na mga layuning pang-negosyo sa isang makatuwiran at hindi salungat na paraan. Ang antas ng pagmamay-ari ng algorithm na ito ay nagpapahintulot sa amin na gumuhit ng mga direktang konklusyon tungkol sa antas ng propesyonalismo ng isang kasosyo sa negosyo o isang kalaban sa isang hindi pagkakaunawaan sa negosyo.

Sa kontekstong ito, mahalaga na sundin ang mga sumusunod na pangkalahatang prinsipyo:

• punctuality sa lahat ng dako at sa lahat ng bagay;
• seguridad ng impormasyon;
• tunog altruism;
• kanais-nais, angkop sa imahe ng negosyo sa kapaligiran;
• karampatang oral at nakasulat na pananalita;
• pagsunod sa mga patakaran ng kultura sa pagsasalita sa negosyo.

Ang mga uri ng mga pagkakasunud-sunod ng negosyo ay magkakaiba at, na may isang tiyak na antas ng conventionality, maaari silang nahahati sa dalawang pangunahing uri:

• interstate - sa pagitan ng mga organisasyon ng estado, mga kinatawan at mga opisyal ng dayuhang kinatawan (iba't ibang mga tala, memorandum at iba pang anyo) ay mga elemento ng diplomatikong relasyon;
• komersyal - Mga titik ng semi-opisyal na kalagayan na ginagamit sa larangan ng mga relasyon sa negosyo sa pagitan ng mga institusyon at mga organisasyon.

Ang estilo ng pagsulat ng isang opisyal na liham, sa kabila ng lingguwistiko at ilang mga tradisyunal na pagkakaiba, ay may ilang karaniwang batayan at grupo ng mga institusyon na binuo ng itinatag na pagsasanay. Halimbawa, ang isang bilang ng mga kinakailangan sa direktiba ng protocol, na tinutukoy ng posisyon ng nagpadala at addressee ranks, ay batay sa mga unang setting ng mutual na paggalang at kawastuhan. Samakatuwid, hindi alintana ang uri ng dokumento, sa structurally dapat itong maglaman ng mga sumusunod na elemento:

• apila (opisyal na katayuan ng addressee);
• isang papuri (polite ending letter);
• pirma;
• petsa (araw, buwan, taon at lugar ng pagsulat ng mensahe);
• address ng nagpadala (huling pangalan, opisyal na katayuan, inilagay ang address sa itaas o ibaba ng 1st page ng sulat).

Bilang karagdagan, mayroong ilang mga regulasyon na direktang nauugnay sa mga titik:

• Ang mga sulat ng negosyo ay nakasulat sa mga letterheads o mga papel ng papel lamang sa kanilang harapan;
• Ang pagbilang ng pahina ay ginagawa sa mga numerong Arabic;
• Ang mga mensahe ay pinaandar sa naka-print na teksto;
• Ang mga erasure at pagwawasto ay hindi pinapayagan sa katawan ng dokumento;
• ang dokumento ay nakatiklop na teksto sa loob;
• Ang oras ng paghihintay para sa isang tugon sa sulat ay hindi hihigit sa sampung araw.

Ang mensahe ng negosyo ay dapat magkaroon ng isang malinaw na target at naglalaman ng isang tanong, at ang buong punto ng teksto ay dapat na ganap at ganap na napapailalim sa nilalaman nito, maging ito ay isang deal deal, isang komersyal na pagtatanong, o simpleng kaugnay na impormasyon.

Ang pag-uuri ng mga mensahe ng negosyo ay magkakaiba at depende sa kanilang pagganap at naka-target na oryentasyon. Halimbawa, ang mga titik ay:

• pagbibigay-alam;
• nagpapaalala;
• mga imbitasyon;
• informobzory;
• mga order;
• kasama;
• iba pang mga uri.

Sa komersyal na sulat ay ang pinaka-karaniwang:

• mga kahilingan;
• nag-aalok;
• mga order;
• mga reklamo;
• mga titik ng garantiya.

Bilang isang paraan ng komunikasyon sa negosyo, sa mahigpit na kahulugan ng kahulugan, ang mga titik ay nahahati sa 2 uri - negosyo at pribadong opisyal.

Para sa negosyo isama ang sulat, paglalakad sa mga organisasyon at institusyon. Ang isang pribadong opisyal na sulat ay isang mensahe na ipinadala sa isang institusyon ng isang pribadong tao, o, sa kabaligtaran, ng isang institusyon - sa isang pribadong tao.

Mayroong maraming mga panuntunan sa pakikipagsulatan ng negosyo.

• Dapat na pasiglahin ng liham ang paglitaw ng interes ng negosyo mula sa tatanggap, malinaw at batay sa nakakumbinsi na totoo na datos, ipakita ang mga benepisyo ng pakikipagtulungan at ang kawalan ng pag-uugali ng paglabag sa pakikipagsosyo. Ang teksto ay dapat na naghihikayat, nakikilos para sa kooperasyon.
• Ang pagpapakita ng labis na personal na damdamin sa isang liham ng negosyo ay hindi ang pinakamahusay na paraan upang patunayan ang isang kaso at lutasin ang isyu.
• Upang maiwasan ang labis na pag-load at pag-block ng teksto ng sulat, kinakailangan upang maiwasan ang anumang mga talinghaga, mga metapora, mga allegorya at hyperbole.
• Para sa isang malinaw at maigsi na pagtatanghal ng paksa, mas mahusay na gumamit ng mga simpleng pangungusap, pag-iwas sa mga detalye at labis na detalya. Ang pangunahing ideya ng mensahe ay dapat suportahan lamang sa pamamagitan ng mga may kaugnayang argumento, na kadalasang inilalagay sa mga attachment sa titik (mga tsart, mga graph, mga digital na data).
• Sa teksto ay dapat na ilalaan ang mga talata, na ang bawat isa, na kumakatawan sa isang malayang pag-iisip, ay nagsisimula sa isang bagong linya.

• Sa isang nakasulat na mensahe ng negosyo, ang mga mapaglarawan na adjectives, dagdag na paglilinaw at mga detalye ay hindi dapat gamitin. Sa katapusan ng pagsulat, ipinapayong suriin ang dokumento at alisin ang mga parirala na hindi nagdadala ng aktwal na nilalaman ng semantiko.
• Ang karunungang bumasa't sumulat ay isang pangunahing elemento ng teksto. Ang pagkakaroon ng spelling at iba pang mga error sa mensahe ay hindi katanggap-tanggap.
• Ang pagtukoy sa paksa ng sulat ay sapilitan. Ang paksa sa mga dokumento ay dapat na sumalamin sa madaling sabi at malawak, ito ay nagse-save ng oras kapag nagbabasa at positibo characterizes ang nagpadala. Kung ang sulat ay ipinadala sa pamamagitan ng e-mail at naglalaman ng partikular na mahalagang impormasyon, dapat itong ibigay sa isang espesyal na "bandila" na magagamit sa elektronikong serbisyo.
• Ang mahusay na pagiging madaling mabasa ng teksto ay ibinigay ng Arial o Times New Roman na mga font na may isang average na laki ng font. Sa espesyal na pangangailangan, ang mga pangunahing ideya ay pinapayagan sa italic o bold type.

• Sa tekstong ito ay kapaki-pakinabang na gamitin ang subheadings (3-4), na nagbibigay ng mas madaling pag-unawa sa nakasaad na teksto.
• Ang mga enumerasyon, mga listahan at mga listahan ay pinakamahusay na ginawa gamit ang mga espesyal na marker.
• Corporate template (scheme) - isang mahusay na tagapagpahiwatig ng kahusayan at kawalang-kinikilingan sa komunikasyon ng negosyo.Higit na may kaugnayan sa aspeto ng korporasyon, dahil pinapayagan ka nitong tumayo sa isang kanais-nais na liwanag at sumunod sa opisyal na kalagayan.

Ang istraktura ng mensahe ng negosyo ay tipikal. Ayon sa kaugalian ito ay naglalaman ng:

• pagpapakilala;
• ang pangunahing bahagi;
• konklusyon

Ang panimula ay nagbubuod sa layunin ng liham. Ang pangunahing bahagi ay naglalarawan ng kakanyahan ng isyu. Sa wakas, ito ay kanais-nais upang ipahayag sa maikling pangungusap ang nilalaman ng pangunahing bahagi, halimbawa, sa anyo ng mga konklusyon. Ang "Postscripts" at iba't ibang uri ng mga footnote ay hindi kanais-nais.

Sa konklusyon, ang hindi naaangkop na mga parirala na kahawig ng manipulasyon, tulad ng: "Umaasa ako para sa kapwa kapaki-pakinabang na pakikipagsosyo," at iba pa. Mas mahusay na magpaalam sa isang sulat ng negosyo na may simpleng mga parirala - "Bumabati", "Pinakamahusay na pagbati" at iba pa.

Sa mas mababang bahagi ng mensahe ay ipinahiwatig: F. I. O., opisyal na katayuan, pangalan ng kumpanya, ay nilagdaan. Ang mga numero ng contact ay ipinahiwatig din.

Ang mga table at mga graph ay naka-attach sa isang hiwalay na file (pakete), na nagpapahiwatig na ito sa dulo ng sulat. Kung mayroong isang grupo ng mga pamumuhunan, pagkatapos ay bibigyan sila ng imbentaryo na may mga pangalan.

Maaari kang gumamit ng mga pagdadaglat at mga espesyal na mga pagdadaglat lamang kung sigurado ka na ang tatanggap ay mauunawaan ang mga ito.

Upang gawing mas lohikal na kahirapan at pagkakapare-pareho ang bokabularyo sa bokabularyo ng negosyo, ang mga sumusunod na parirala sa pagsasalita ay ginagamit bilang mga tagapamagitan:

• para sa kadahilanang ito;
• batay sa nabanggit;
• dahil dito;
• ayon sa data;
• sa batayan na ito;
• isinasaalang-alang;
• at iba pa.

Sa virtual na espasyo, ang pakikipag-ugnayan ng negosyo, na kumakatawan sa komunikasyon sa isang maliit na larawan, ay tiyak, at hindi nangangailangan ng pagsunod sa mga kaugnay na tuntunin ng etiketa. Ang karampatang trabaho sa sulat, alinsunod sa pagsasanay, ay nagpapahiwatig ng pagpapatupad ng mga sumusunod na pangungusap tungkol sa saklaw, pamantayan ng wika, istraktura at format.

• Ang formula ng tema ay dapat eksaktong tumutugma sa paksa na nakasaad sa teksto. Pinapayagan ka nitong mabilis na ayusin ang mambabasa sa nais na mood ng negosyo.
• Ang pinakamainam na dami ng dokumento na ipinadala sa pamamagitan ng e-mail, magkasya sa "isang screen", na may isang maximum na halaga ng teksto - isang sheet sa format A4.
• Ang pinakamainam na sukat ng mga attachment - hindi hihigit sa 3 MB.
• Ang mga naipadalang file ay inirerekomenda na "nakabalot" sa karaniwang zip o rar rar encoding archives. Ang iba ay madalas na naharang sa panahon ng pagpapadala.
• Ang mga hyperlink ay dapat na standard (asul, nakasalungguhit).
• Ang sagot sa addressee ay dapat ilagay sa tuktok, sa simula ng sulat, at hindi sa ibaba. Ini-imbak ang kasulatan mula sa over-and-forced scroll ng nakaraang teksto.

• Dapat mong gamitin ang wika ng sulat, ang pinaka-nauunawaan na kasosyo. Ang tanong ng pagiging posible sa paggamit sa mensahe ng propesyonalismo, bokabularyo ng korporasyon, mga salitang pahayag at mga pagdadaglat (lalo na sa panlabas na sulat) ay hiwalay na pinagpasyahan, depende sa konteksto at mga katangian ng mga kasosyo sa pakikipagsulatan.
• Mahalagang ipaalam sa kasosyo ang tungkol sa pagtanggap ng kanyang mensahe - ito ay isang tanda ng mabuting lasa at bahagi ng etiquette sa negosyo, na nagpapakita ng paggalang sa kanya.
• Dapat itong sagutin nang mabilis hangga't maaari. Kung sa anumang dahilan ay hindi ka maaaring tumugon nang mabilis, kung gayon ang kasosyo ay dapat maabisuhan tungkol sa pagtanggap ng kanyang sulat at ipahiwatig ang oras ng sagot. Ang isang etikal at komportableng pansamantalang pause bago magbigay ng sagot - 48 oras pagkatapos matanggap ang mensahe. Matapos ang oras na ito ang tao ay karaniwang naniniwala na ang mensahe ay nawala o hindi pinansin. Ang labis na pag-pause sa sulat ay madalas na may panganib na mawalan ng kasosyo at ginagamot sa negosyo bilang isang paglabag sa mga pamantayang etikal.
• Sa dulo ng mensahe ay dapat na mailagay ang mga detalye ng contact na tinukoy sa lahat ng mga titik nang walang pagbubukod, anuman ang pagkakasunud-sunod ng pamamahagi.
• Sa panahon ng pagpapadala, mahalagang magbigay ng partikular na pansin sa mga isyu sa privacy.

Para sa karagdagang impormasyon sa etiketa sa negosyo, tingnan ang sumusunod na video.