Subtleties ng komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng telepono

Ang sining ng komunikasyon sa negosyo ay isang mahalagang aspeto ng negosasyon at para sa maraming mga taon ay hindi mawawala ang kaugnayan nito. Ang intensity ng mga komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng pagtaas ng telepono mula sa taon hanggang taon. At sa pagbuo ng mga mobile na komunikasyon, nagiging isa ito sa mga pangunahing paraan upang makipag-usap. Upang gumawa ng pag-uusap sa telepono mahalaga na malaman ang mga detalye at mga alituntunin ng komunikasyon sa negosyo.

Ang telepono sa modernong mundo ay may mahalagang papel, dahil sa tulong nito nakikipag-usap kami sa aming mga kamag-anak, kaibigan, kasamahan, pamamahala at kasosyo sa negosyo.

Kaya, sa panahon ng pakikipag-usap sa isang grupo ng mga tao, ang isang tao ay naglalapat ng angkop na paraan ng komunikasyon at, halimbawa, ay hindi kailanman makikipag-usap sa kanyang boss, tulad ng isang malapit na kaibigan. Sa sitwasyong ito, ang isang mas opisyal na uri ng komunikasyon ay ginagamit.

Ang etika ng negosyo ay dapat ding gamitin ng mga empleyado na nagsasagawa ng mga poll ng opinyon ng publiko, tumanggap ng mga tawag mula sa mga customer, o makipag-ayos sa pamamagitan ng telepono. Kadalasan, ito ay matagumpay na mga pag-uusap sa telepono ang naging susi sa magagandang relasyon sa negosyo. At kahit na ang imahe ng isang kumpanya ay ganap na nakasalalay sa kakayahan ng mga empleyado na magsagawa ng mga intelligent na dialogue sa pamamagitan ng telepono.

Sa kasalukuyan, ang karamihan sa mga tawag ay ginagawa sa pamamagitan ng mga mobile device. Gamit ang tool na ito ng komunikasyon, dapat mong sundin ang ilang mga patakaran.

• Palaging patayin ang telepono o i-set ito sa mode ng vibrate sa pulong ng negosyo sa isang kliyente, sa isang sinehan sa isang seminar.
• Ang isang aparatong mobile ay mas madaling kapitan kaysa sa isang landline na telepono. Samakatuwid, sa isang sitwasyon kung saan, sa pagiging isang pampublikong lugar, kinakailangan upang magsagawa ng isang personal na pag-uusap nang walang interbensyon sa labas, maaari kang magsalita ng tahimik at maririnig ka ng ibang tao.

• Huwag maglagay ng masyadong malakas na tawag sa telepono. Maaari niyang takutin ang iba.
• Sikaping magsalita nang maikli. Sa pagkakaroon ng mga ikatlong partido, ang pag-uusap ay hindi dapat tumagal ng mas mahaba kaysa sa 30 segundo, kung hindi man ay may panganib na magmukhang walang pag-iisip sa harap ng isang tao. Kung sakaling may mga wastong dahilan para sa isang pag-uusap sa telepono, halimbawa, sakit ng isang kamag-anak o isang malaking transaksyon, pagkatapos ay dapat mong ipaalam ang mga kasalukuyan tungkol sa sitwasyon.
• Iwasan ang mga pag-uusap sa telepono sa panahon ng tanghalian sa negosyo. Kung mayroong isang kagyat na pangangailangan upang sagutin ang tawag, dapat mong iwanan ang talahanayan at magsalita sa isang mas masikip na lugar.

Ang mga pamantayang etika sa komunikasyon sa pamamagitan ng telepono ay mahalaga para sa epektibong gawain ng kumpanya. Ang kultura ng pag-uusap sa telepono ay isang espesyal na uri ng komunikasyon sa negosyo. Ang kaalaman sa mga alituntunin ng tuntunin ng magandang asal ay makakatulong na palakasin ang mga ugnayan sa negosyo at dagdagan ang kakayahang kumita ng organisasyon.

• Ito ay kinakailangan upang batiin ang taong may isang pag-uusap sa telepono. Ang mga parirala na may kaugnayan sa oras ng araw ("Magandang umaga", "Magandang hapon" o "Magandang gabi") ay pinaka angkop para dito.
• Sa isang tawag sa negosyo, mahalaga na masubaybayan ang iyong sariling tono. Upang hindi itulak ang interlocutor, kailangan mong magsalita nang tahimik at mahinahon, iwasan ang mga hindi kailangang emosyon.

• Pagkatapos ng pagbati, inirerekumenda na ipakilala ang iyong sarili at ibigay ang iyong pangalan, posisyon at organisasyon.
• Kung tatawag ka ng isang tao, dapat mong laging linawin kung maginhawa para sa kanya na magsalita sa sandaling ito.
• Ayon sa mga etikal na pamantayan, kailangan mong kunin ang telepono pagkatapos ng pangalawang o pangatlong tawag.
• Sa panahon ng pag-uusap hindi ka dapat manigarilyo, kumain ng pagkain o inumin.
• Kung ang tumatawag ay interesado sa isa pang empleyado ng samahan, pagkatapos ay ang pag-uusap ay dapat ma-redirect sa kanya o i-on ang naghihintay na pag-andar.
• Sa isang sitwasyon kung mayroon kang maling numero, kailangan mo, nang hindi humihingi ng hindi kailangang mga katanungan, humingi ng paumanhin sa tagapamagitan at agad na magpaalam.
• Huwag tumawag nang maaga sa umaga, sa panahon ng tanghalian, o bago matapos ang araw ng pagtatrabaho.
• Ang kalihim o katulong ay maaaring gumawa o sumagot ng mga tawag sa halip na tagapamahala.

• Maaari kang tumawag lamang ng personal na numero ng kasosyo o isang kliyente kung binigyan ka niya ng kanyang mga contact. Ngunit sa mga dulo ng linggo at mga bakasyon, ang mga naturang tawag ay ipinagbabawal.
• May mga kaso na nagambala ang pag-uusap dahil sa mahinang komunikasyon. Sa sitwasyong ito, ang tinatawag na una ay dapat tumawag muli.
• Huwag palampasin ang pag-uusap. Ang isang matagal na pag-uusap ay maaaring magbutas ng interlocutor at maging sanhi ng sama ng loob. Kung ang komunikasyon ay naantala, at ang layunin ng pag-uusap ay hindi nakakamit, maaaring tumawag muli ang kliyente sa susunod na araw o magsagawa ng isang personal na pagpupulong.
• Matapos ang katapusan ng pag-uusap, inirerekomenda na pasalamatan ang tagapakinig at magalang na magpaalam sa kanya, pagkatapos magtanong kung mayroon siyang mga katanungan. Ang simpleng pagkilos na ito ay gagawing kumpleto ang pag-uusap at hinihikayat ang karagdagang pakikipagtulungan.

Upang makipag-usap sa telepono ay dapat na maingat na maghanda at magsagawa ng ilang partikular na pagkilos. Isaalang-alang natin nang mas detalyado ang mga pangunahing punto.

• Ang interlocutor ay dapat na tawagin lamang matapos ang isang malinaw na plano ng pag-uusap ay inilabas. Upang ibukod ang mga menor de edad na detalye, maaari kang gumawa ng graphic o skematika outline.
• Isulat ang mga mahahalagang katanungan na kailangan mong matandaan upang magtanong sa panahon ng proseso ng negosasyon.
• Maghanda ng mga dokumento na maaaring kailanganin sa proseso ng komunikasyon (mga liham, mga ulat, mga kontrata).

• Mag-check sa interlocutor nang maaga sa isang maginhawang panahon upang tumawag.
• Upang itala ang impormasyong natanggap, maghanda ng kuwaderno o talaarawan.
• Alamin ang pangkalahatang listahan ng mga tao na lalahok sa pag-uusap upang makipag-ugnay sa kanila sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
• Bago mo i-dial ang numero, subukan upang ibagay sa isang positibong paraan, pagkatapos ay ang iyong emosyonal na estado, siyempre, dapat maging sanhi ng lokasyon ng interlocutor.
• Pag-uusap sa telepono, isaalang-alang ang seguridad ng mga komunikasyon sa opisina, dahil ang mahalagang impormasyon ay maaaring mahulog sa mga kamay ng mga kakumpitensya.

Mayroon ding mga punto na dapat ibukod at hindi pinahihintulutan sa paparating na pag-uusap sa telepono.

• Hindi kailangang pag-usapan ang mga bagay sa negosyo sa isang hindi pamilyar o random na tao. Mas mahusay na mag-iskedyul ng personal na pagpupulong.
• Hindi inirerekumenda na humiling ng isang desisyon mula sa isang tao na walang awtoridad na gawin ito o naniniwala sa iba. Maaari siyang magbigay ng pahintulot sa pamamagitan ng telepono, kahit na siya ay kalaban ng desisyon na ito.
• Hindi kinakailangan ang mga kahilingan sa boses, kung walang katiyakan na sumasang-ayon ang interlocutor sa iyo at nais mong tulungan.

Dalawang papel ang papel ng telepono sa komunikasyon sa negosyo. Kadalasan, nakakaabala ito sa mga kagyat na gawain na ginagawa sa araw, ngunit kasabay nito pinapabilis ang solusyon ng maraming mga gawain. Iyon ang dahilan kung bakit kinakailangan upang matutunan ang mga prinsipyo ng pag-uusap sa telepono na nag-aambag sa mas mahusay na paggamit nito.

Napakahalaga na magkaroon ng isang diskarte sa komunikasyon sa negosyo para sa mga empleyado na ang partikular na trabaho ay nasa pag-uusap sa telepono sa mga potensyal na customer. Maraming mga kumpanya ang nagsisikap na makipag-ugnay sa tumatawag mula sa mga unang salita upang gumawa siya ng isang tunay na customer.

Ang mga kumpanyang nakikipagkumpitensya sa paggamit ng iba't ibang paraan upang makaakit ng mga customer. Ang isang mahalagang yugto sa pagsulong ng mga serbisyo ay ang mga benta ng telepono, at samakatuwid ang mga tagapamahala ay dapat na makipag-usap sa mga customer nang tama at mataktika, kung hindi man ang mga kontratang kumikita ay makakapunta sa mga katunggali.

Ang mga tip sa ibaba ay makakatulong sa iyong makamit ang tagumpay sa komunikasyon ng negosyo sa telepono.

• Inirerekomenda na gumawa ng mga tawag sa isang taong nagbigay sa iyo ng kapaki-pakinabang na serbisyo. Ang mga salita ng pasasalamat ay napakahalaga para sa pakikipagtulungan sa hinaharap.
• Laging ngumiti habang nakikipag-chat. Ang iyong ngiti at pag-asa ay tiyak na pakiramdam ang subscriber.
• Sa proseso ng negosasyon, subukan upang mahulaan ang kurso ng mga saloobin ng interlocutor.
• Huwag ipahayag ang kalapastanganan o pang-lenggwahe na wika. Ito ay salungat sa kultura ng komunikasyon.
• Gamitin ang mga expression at mga tuntunin na mauunawaan ng tumatawag.
• Huwag takpan ang handset habang nakikipag-usap nang kahanay sa sinuman. Kaya kawalang-galang para sa interlocutor.
• Ipaliwanag ang iyong posisyon nang may kumpiyansa at tumpak, dahil ang katumpakan ay ang pagkamagalang sa mga hari.

• Ang mga negosasyon ay mahalaga upang magsagawa ng mabilis, pagsagot sa mga tanong na tinanong nang walang pagkaantala at masalimuot na mga pangungusap. Ang isang pause ay maaaring makatwiran lamang sa kaso kung ang isang espesyalista ay abala na naghahanap ng dokumentasyon na kinakailangan para sa negosasyon. Kung ang pause ay naantala, ang tao ay may ganap na karapatang matakpan ang komunikasyon.
• Sa mga sandali ng telepono, tunay o virtual na komunikasyon, dapat kang maging lubhang magalang. Ang pagsisigaw at pakikipag-usap sa isang nakataas na tinig ay itinuturing na isang paglabag sa etika.
• Magpaalam sa interlocutor ng tama, dahil ang mahusay na pagkumpleto ng pag-uusap ay hindi gaanong makabuluhang kaysa sa pangunahing bahagi ng dialogue. Maaari kang magbigay ng pagkakataon sa ibang tao na mag-hang up muna. Sa gayon ay tapusin mo ang pag-uusap sa isang friendly na alon.

Siyempre, para sa matagumpay na komunikasyon sa pamamagitan ng telepono kailangan mong magkaroon ng magandang diction. Upang maipahayag ang iyong pananalita at maayos ang iyong boses, gamitin ang mga aralin mula sa sumusunod na video.